Ab der Version 3.60 verfügt das Softwaremodul TQMS (Trainings- und Qualifikationsmanagementsystem) über zusätzliche Berichte für die Lenkung von Dokumenten.
Der Begriff Dokumentenlenkung umfasst die Versionierung und Verteilung von Dokumenten, die Kenntnisnahme der Änderungen durch die Anwender und alle damit verbundenen Kontroll- und Nachweisfunktionen.
Das eControl TQMS verfügte bisher bereits über zahlreiche Funktionen in diesem Zusammenhang. Mit den neuen Berichten kann komfortabel und zuverlässig die Frage beantwortet werden, wer, wann und wie von welchem Dokument Kenntnis genommen hat und wer Kenntnis nehmen sollte, dies aber noch nicht getan hat.
Gem. der Philosophie des dezentralen Dokumenten- und Personalmanagements können alle Kontrollberichte von jedem hierarchisch Vorgesetzten selbständig eingesetzt werden. Jeder Vorgesetzt sieht dabei nur die Read & Sign-Aktivitäten „seiner“ eigenen Mitarbeiter.
Report Gelenkte Dokumente
Dieser Report bietet eine Übersicht über aller gelenkten Dokumente.
- Welche Dokumente werden im Zusammenhang mit welchen Prozessen gelenkt?
- Welche Änderungen weist die neueste Dokumentversion auf?
- Welche älteren Dokumentversionen wurden zuvor gelenkt und wie geändert?
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Report Gelenkte Dokumente und Personen
Dieser Report führt die gelenkten Dokumente und die Personen zusammen, die von diesen Dokumenten Kenntnis haben sollen.
- Welche Personen sollen welches Dokument in der jeweils gültigen Dokumentversion kennen?
- In welchem Kontext haben diese Personen von der Dokumentversion Kenntnis erlangt?
- Welche Personen haben bisher nicht auf die Read & Sign Anforderungen mit dem Quittieren einer Kenntnisnahme reagiert?
- Welches Dokument ist in der aktuellen Version welchen Personen bekannt?
Report Gelenkte Dokumente Nachweis
Mit eControl kann auf Knopfdruck nachgewiesen werden, welcher Mitarbeiter wann von welcher Dokumentversion Kenntnis erlangt hat. Diese Information ist insbesondere im Hinblick auf die Fragestellung interessant, ob alle Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt das richtige Dokument verwendet haben und damit für die jeweiligen Prozesse qualifiziert waren.
- Wer hat wann von welcher Dokumentversion Kenntnis genommen?
- In welchem Kontext hat die Person von den Änderungen an der jeweiligen Dokumentversion Kenntnis erlangt?
- Welche Informationen standen den Mitarbeitern zur Verfügung, um die Änderungen nachzuvollziehen?
- Waren die Mitarbeiter vor einem Inkrafttreten der neuen Dokumentversion stets von dieser in Kenntnis gesetzt und damit durchgehend geeignet qualifiziert?
Report gelenkte Dokumente Statistik
Die Lenkung von Dokumenten ist ein komplexer Vorgang, an dem eine Vielzahl von Personen beteiligt sind, die organisatorischen, terminlichen und anderen Restriktionen unterliegen. Umso wichtiger ist es, dass zusammenfassende Berichte verfügbar sind, denen auf einen Blick entnommen werden kann, von welchem Mitarbeiter Kenntnisnahmen ausstehen bzw. welche Mitarbeiter es bisher versäumt haben, den Read & Sign-Anforderungen nachzukommen. Diese „säumigen“ Mitarbeiter können über die Postzentrale des Systems jederzeit auf Knopfdruck mit einer personifizierten eMail erinnert werden.
- Welche Read & Sign-Anforderungen stehen in welchem Kontext aus?
- Wieviele Read & Sign-Anforderungen sind quittiert worden?
Das Whitepaper "Gelenkte Dokumente mit Read&Sign" steht ab sofort im Servicebereich als Download zur Verfügung.
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