Aktuelles

23.03.2015	Dynamische Formbriefe für jedes Formular
	In der betrieblichen Praxis können Incidents, die mit eControl dokumentiert werden, E-Mail-Schriftverkehr auslösen. Beispielsweise kann der Verursacher eines Sachschadens aufgefordert werden, zu dem Unfallhergang noch einmal detailliert Stellung zu nehmen. Entsprechend könnte die Ahndung eines Verstoßes gegenüber dem Verursacher mit einem standardisierten E-Mail-Anschreiben formell dokumentiert werden. eControl ermöglicht ab der Version 3.6 die Erstellung und Archivierung von E-Mail-Formbriefen für jedes elektronische Formular. eControl stellt für jedes Formularfeld, das mit dem eControl Formulardesigner erstellt wird, einen Platzhalter (@@Platzhalter@@) bereit, der in frei gestaltbaren Formbriefen verwendet werden kann. Nach der Auswahl eines Formbriefes werden die Platzhalter von eControl vollautomatisch durch die Feldinhalte ersetzt. Die -optionale- automatische Archivierung der E-Mail im Kontext des Ereignisses ist eine weitere Arbeitserleichterung. Standardmäßig loggt eControl die Versendung von E-Mails im Audittrail des Ereignisses, wodurch einfach festgestellt werden kann, wann welche Informationen an welche Empfänger versendet wurden Anschließend ist anzumerken, dass eControl über eine WYSIWYG-Benutzeroberfläche für die ansprechende Gestaltung und Formatierung von Formbriefen verfügt.

04.03.2015	Berichtsrelevanz von Informationen für Tagesberichte und eMail Alarmierungen individuell steuern
	Für jeden Formulartyp können einzelne Datenfelder in dem eControl-Formularmanager als „berichtsrelevant“ gekennzeichnet werden. Diese Datenfelder werden anschließend automatisch in jedem Tagesbericht angeführt, sofern die jeweiligen Datenfelder Informationen enthalten. Dieses Verfahren kann sich als zu unflexibel erweisen, wenn gezielt besondere Datenfelder eines einzelnen Vorgangs in einen Tagesbericht einfließen sollen. eControl bietet ab der Version 3.5.0 – eine entsprechende Autorisierung des Anwenders vorausgesetzt - die Möglichkeit, zusätzliche Datenfelder für einen einzelnen Vorgang als berichtsrelevant zu kennzeichnen. Staus Blau: Datenfeld ist nicht berichtsrelevant - kann mittels Doppelklick auf Status "Orange" gesetzt werden. Status Orange: Datenfeld ist berichtsrelevant - kann mittels Doppelklick auf Status "Blau" zurückgesetzt werden. Status Schwarz: Datenfeld ist als berichtsrelevant vordefiniert. Nachdem ein Anwender die Bezeichnung eines Datenfeldes doppeltgeklickt hat, wird dieses als tagesberichtsrelevant klassifiziert. Im o. a. Beispiel ist das Datenfeld „Verursacher“ nicht berichtsrelevant, das Datenfeld „Substanz“ erhielt hingegen durch einen Doppelklick den Status berichtsrelevant. Im Dialog können Datenfelder lediglich zusätzlich als berichtsrelevant gekennzeichnet werden.Sofern diese Klassifizierung bereits grundsätzlich im eControl-Formularmanager vorgenommen wurde, kann diese durch einen Anwender nicht abgewählt werden. Diese Kennzeichnung wirkt sich auf die Erstellung von Tagesberichten und auf das Kompendium Tagesberichte aus. Im oben angeführten Beispiel sind bei dem Ereignis 15505 die Datenfelder „Substanz“, „Menge“, „Vorgang“, „Schadenshöhe“ und „Schadenshöhe Hinweis“ zusätzlich als berichtsrelevant gekennzeichnet worden. Die Festlegung von zusätzlichen berichtsrelevanten Datenfeldern beeinflusst auch die automatische eMail-Alarmierung des eControl Notifiers. Diese eMail-Alarmierungen umfassen neben einigen grundsätzlichen Daten alle berichtsrelevanten Felder. Sofern ein weiteres Feld durch den Anwender als „berichtsrelevant“ gekennzeichnet wird, erweitert der eControl Notifier die eMail entsprechend. Weiterhin soll darauf hingewiesen werden, daß über den Audittrail jederzeit nachvollzogen werden kann, welcher Anwender wann welches Datenfeld als berichtsrelevant eingestellt hat.

02.03.2015	Automatische Benachrichtigung über auslaufende Qualifikationen
	Das eControl Trainings- und Qualifikationsmanagement stellt sicher, dass das geschulte Personal rechtzeitig per E-Mail über auslaufende Qualifikationen benachrichtigt wird. Das Benachrichtigungsverfahren kann sowohl für eigene Mitarbeiter als auch für das Personal von Fremdfirmen eingesetzt werden. Die Benachrichtigung erfolgt systemseitig vollautomatisch, sobald der individuell einstellbare Vorlaufzeitraum für eine Qualifikation unterschritten wurde. Das System weist den Anwender auf das Ende von regulären Qualifikationszeiträumen und Zertifikatslaufzeiten hin. Die Benachrichtigung erfolgt auch dann, wenn die Kenntnisnahme einer Prozess- und/oder Dokumentenänderung via "Read & Sign" zu bestätigen ist. Mit der vollautomatischen Benachrichtigung von auslaufenden Qualifikationen trägt das eControl TQMS dazu bei, dass das Personal unterbrechungsfrei qualifiziert ist und für die vorgesehene Verwendung uneingeschränkt zur Verfügung steht. Das eControl TQMS informiert nicht nur den jeweiligen Mitarbeiter über den drohenden Verlust der Qualifikation sondern auch die hierarchisch Vorgesetzten Mitarbeiter. Für den Benachrichtigungstext steht ein unternehmensspezifisch anpassbarer Textbaustein zur Verfügung. Nachstehend ist ein Beispiel einer automatischen Benachrichtigung angeführt: Diese Benachrichtigung erfolgt genau einmal, wobei der Anwender zusammenfassend in Kenntnis gesetzt wird, sofern der Vorlaufzeitraum für mehrere Qualifikationen unterschritten sein sollte. Die hierarchisch Vorgesetzten Mitarbeiter erhalten ebenfalls genau eine Mitteilung, wobei ein tabellarisches Format i.S. einer besseren Übersicht eingesetzt wurde: Die vollautomatische Generierung dieser Nachrichten wird von einem eControl-Systemdienst durchgeführt, der ab Version 3.5.0 zum Standardumfang des eControl TQMS zählt.

25.02.2015	Root Cause Analysis – eControl Maßnahmenmanagement
	Das eControl Maßnahmenmanagement verfügt ab der Version 3.5.1 über die Möglichkeit, eine Root Cause Analysis strukturiert zu dokumentieren. Die Fehler-Ursachen-Analyse ist eine leistungsfähige Vorgehensweise, welche die Erfassung von Fehlern bzw. Abweichungen, deren Ursachen bzw. Analyse, die eingeleiteten Gegenmaßnahmen und eine Bewertung der Wirksamkeit dieser Maßnahmen umfasst. Die Implementierung in eControl erfolgt in Anlehnung an das AuditierungsmanuaI OSA Q5AIMS der IATA und den Vorschriften der EASA (u. A. AMC1 ORA.GEN.150, GM1 ORA.GEN.150). Der Anwender wird in dem formalen Ablauf der Root Cause Analysis geführt, wobei alle Informationen revisionssicher gespeichert werden. Die Root Cause Analysis steht für alle Softwaremodule des Maßnahmenmanagements zur Verfügung: Ereignismanagements Auditmanagements Committeemanagements Prozessmanagements Risikomanagements sowie des Untersuchungsmanagements Die Angaben zur Root Cause Analysis werden mit den Maßnahmendaten gespeichert, wobei konkret zukünftig zusätzlich die Informationen Ursache (root cause) Korrektivmaßnahme Ableitung (development of a corrective action) Korrektivmaßnahme Umsetzung (implementation of the corrective action taken) Korrektivmaßnahme Wirksamkeit (monitoring and evaluation of the corrective action) hinterlegt und in den entsprechenden Berichten angedruckt werden können. Die Datenfelder zur Root Cause Analysis sind dem nachstehend angeführten Bildschirmdialog zu entnehmen:

18.02.2015	Operations Management, Safetymanagement und BirdControl am Flughafen Dortmund
	Der Flughafen Dortmund (ICAO-Code EDLW, IATA-Code DTM) ist mit knapp 2 Mio. Passagieren im Jahre 2014 der drittgrößte Verkehrsflughafen in Nordrhein-Westfalen. Im Jahre 2010 hat der Flughafen das Softwareprodukt eControl aviation zur Unterstützung seiner operativen Prozesse und Managementsysteme eingeführt. Tobias Pasing, Traffic-Manager am Flughafen Dortmund, war von Anfang an beteiligt, und hat die Umsetzung der Dortmunder Prozessanforderungen gestaltet: „Wir protokollieren alle safety-relevanten Vorkommnisse, wie Arbeitsunfälle oder Schadensmeldungen – sowohl interne als auch solche mit Beteiligung von Fremdgerät , Luftfahrzeugen etc., in eControl aviation. Neben Ramp Safety Checks werden im Bereich der Routinekontrollen Bahn-, Beleuchtungs- und Zaunkontrollfahrten nachgehalten. Wir halten im System generell alle Unregelmäßigkeiten fest, die einer weiteren Bearbeitung bedürfen oder einen Klärungsbedarf im Hause oder bei unseren Partnern hervorrufen könnten. Unser Safetymanagement profitiert von der Datenqualität, unsere Kunden sind in Audits absolut von unserem System überzeugt. Desweiteren speichern wir alle Dienst- und Verfahrensanweisungen hier, weil sie so niemals verloren gehen. Die Bedienung ist für die Erfassenden sehr schnell und einfach - die Akzeptanz durch die Mitarbeiter ist deswegen und weil es nun nur noch ein System gibt, in dem man alles findet, nach anfänglicher Skepsis inzwischen sehr hoch.“ - Tobias Pasing, Traffic-Manager, Flughafen Dortmund DTM/EDLW